5 praktische tips voor HKZ KO
De HKZ Kleine Organisaties (HKZ KO 143) is speciaal ontwikkeld voor zorg- en welzijnsorganisaties met een beperkte omvang die hun kwaliteit aantoonbaar willen borgen en verbeteren. Het schema is praktisch en overzichtelijk opgezet, zodat ook kleinere teams zonder complexe systemen kunnen voldoen aan eisen op het gebied van kwaliteit, veiligheid en cliëntgericht werken. Toch blijkt in de praktijk dat de voorbereiding vaak eenvoudiger kan dan organisaties denken.
Frank de Jong, schemamanager Health & Care bij Kiwa, deelt vijf concrete tips om het certificeringstraject soepel en efficiënt te doorlopen en een werkbaar kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) op te zetten.
Tip 1: Begin klein en sluit aan op wat je al doet
Veel organisaties starten met het idee dat alles opnieuw moet worden ingericht, maar dat is niet nodig. In de praktijk is al veel geregeld, zoals intakeprocessen, dossiervoering, klachtenafhandeling en veiligheidsafspraken. Breng eerst in kaart wat al bestaat en goed werkt. Vul vervolgens alleen aan wat nog ontbreekt volgens de HKZ KO-eisen. Dat voorkomt onnodige documentatie en bespaart tijd.
Tip 2: Richt een eenvoudig en overzichtelijk KMS in
De HKZ KO vraagt om aantoonbare werkwijzen, maar dat betekent niet dat er uitgebreide handboeken nodig zijn. Werk met één duidelijke digitale structuur waarin procedures en protocollen kort en concreet zijn beschreven. Koppel formulieren direct aan de bijbehorende werkwijze, zodat alles logisch blijft. Hulpmiddelen als een verbeter- en risicoregister kunnen helpen om overzicht te houden op acties en beheersmaatregelen.
Tip 3: Betrek het team vanaf het begin
Een werkend kwaliteitsmanagementsysteem staat of valt met draagvlak. Betrek medewerkers daarom actief bij het vaststellen van risico’s, verbeterpunten en werkprocessen. In een kleine organisatie kan veel informeel worden afgestemd, bijvoorbeeld tijdens korte werkoverleggen. Dat maakt afspraken beter toepasbaar in de praktijk en zorgt voor minder frictie tijdens de audit.
Tip 4: Verzamel bewijslast door het jaar heen
Een veelvoorkomende valkuil is het verzamelen van alle informatie vlak voor de audit. Dat levert onnodige druk op. Beter is het om het hele jaar door gegevens vast te leggen, zoals incidenten, verbeteracties, risicoanalyses, scholing en klanttevredenheid. Een vaste jaarplanning helpt om alle onderdelen van het KMS structureel aan bod te laten komen, waaronder contextanalyse, RI&E, functioneringsgesprekken en de managementbeoordeling.
Tip 5: Oefen met een interne mini-audit
Een interne check vooraf voorkomt verrassingen tijdens de externe audit. Door de HKZ KO-eisen systematisch door te lopen, ontstaat inzicht in wat al op orde is en waar nog verbeteringen nodig zijn. Controleer daarbij niet alleen documentatie, maar ook of medewerkers weten wat er is afgesproken en hoe dit in de praktijk werkt. Verbeterpunten kunnen direct worden opgepakt, wat het uiteindelijke certificeringstraject voorspelbaarder maakt.
